請求書電子化の方法｜3つの進め方と自社に最適な選び方
請求書の電子化を進めたいものの、「どのやり方を選べばよいのか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
請求書の電子化には複数の方法があり、自社の業務や取引先の状況に応じて最適な方法を選ぶことが重要です。
本記事では、請求書の電子化のやり方を3つの方法に分けて解説するとともに、ペーパーレス化や電子送付・電子配信の違いについても分かりやすく紹介します。
本記事は、紙の請求書業務が残っている企業や、電子化を進めたいが完全なペーパーレス化が難しい企業担当者の方に向けて解説しています。
請求書の電子化のやり方｜3つの方法
請求書の電子化は、大きく以下の3つの方法に分けられます。
- 自社で電子化する（PDF・Excelなど）
- システムを導入する（クラウドサービス）
- 外部へ委託する（BPO・アウトソーシング）
それぞれ特徴が異なるため、自社に合った方法を選ぶことが重要です。
① 自社で電子化する（PDF・電子送付）
Excelや会計ソフトで作成した請求書をPDF化し、メールなどで電子送付する方法です。
特徴
- 初期コストが低い
- すぐに始められる
注意点
- 管理が属人化しやすい
- ペーパーレス化が不完全になりやすい
② システムを導入する（電子配信）
請求書発行システムを導入し、請求書の作成・送付・管理を一元化する方法です。
特徴
- 業務効率化が進む
- 電子配信による自動化が可能
注意点
運用設計が必要
③ 外部へ委託する（BPO）
請求書発行業務そのものを外部化できるため、社内負担を大きく削減できます。
特徴
- 業務負担を大幅に削減できる
- 紙と電子の併用が可能
注意点
- 委託費用が発生する
- 業者選定が重要
| 方法 | 特徴 | 向いている企業 | 運用負荷 |
|---|---|---|---|
| 電子送付 | 低コスト | 請求書件数が少ない企業 | 高 |
| 電子配信 | 自動化 | 請求書件数が中程度の企業 | 中 |
| BPO | 紙と電子を併用した運用設計・実務代行がしやすい | 請求書発行が毎月大量にある企業 | 低 |
請求書電子化の進め方
請求書電子化は、一度に全てを切り替えるのではなく、
電子送付・電子配信・郵送を整理しながら段階的に進めることが重要です。
特に取引先ごとの対応方法を整理することで、
現実的な運用設計がしやすくなります。
請求書の電子送付とは？
請求書の電子送付とは、紙ではなくPDFなどのデータで請求書を送付する方法です。中小企業を中心に広く利用されています。
メールなどを利用して送付するため、郵送コストを削減できます。
電子配信とは？電子送付との違い
電子配信とは、システムを利用して請求書を自動的に送付する仕組みであり、業務効率化を目的に導入されるケースが増えています。
電子送付が「手動」であるのに対し、電子配信は「自動化」されている点が大きな違いです。
請求書のペーパーレス化とは？
請求書のペーパーレス化とは、紙の請求書を廃止し、データで作成・送付・管理する仕組みです。
完全なペーパーレス化が難しい場合でも、段階的に進めることが現実的です。
どのやり方を選ぶべきか？（重要）
請求書の電子化は、自社の状況に応じて最適な方法が異なります。
特に、紙と電子の併用が必要な企業や、請求書業務の負担が大きい企業では、やり方の選定が重要になります。
請求書件数・取引先数・紙運用の有無によって、最適なやり方は異なります。
小規模企業
PDFによる電子送付から開始
中規模企業
システム導入で効率化
業務負担が大きい企業
紙と電子を併用した運用が必要な企業や、請求書処理の負担が大きい企業にとっては、外部委託（BPO）が現実的な選択肢となります。
請求書電子化は、単なるPDF化ではなく、業務全体の進め方を整理しながら導入することが重要です。
自社に最適な請求書電子化の進め方を知りたい方は、以下よりご確認ください。
請求書電子化のメリットはこちら
コスト削減・業務効率化などの効果について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
デメリット・注意点はこちら
導入前に知っておくべきリスクや注意点について解説しています。
導入事例はこちら
実際に導入した企業の成功事例をご紹介しています。
よくある質問
Q. 請求書の電子化とは何ですか？
A. 紙の請求書をデータ化し、電子送付や電子配信で運用する仕組みです。
Q. 電子送付と電子配信の違いは？
A. 電子送付は手動、電子配信はシステムによる自動送付です。
Q. ペーパーレス化はすぐにできますか？
A. 取引先の状況に応じて段階的に進めるのが一般的です。
Q. PDFでの請求書送付は問題ありませんか？
A. 電子帳簿保存法の要件を満たせば問題ありません。
電子帳簿保存法への対応も考慮しながら、自社に合った方法を選ぶことが重要です。
まとめ
請求書電子化は、自社の請求書件数・取引先・紙運用の状況に応じて、最適なやり方を選ぶことが重要です。
段階的に導入を進めることで、コスト削減や業務効率化の効果を最大化できます。
電子送付・電子配信・BPOを組み合わせた運用設計も重要なポイントです。